Manajemen Logistik Rumah Sakit/Puskesmas

Penerapan Undang - Undang nomor 32 tahun 2004 tentang Otononomi daerah membawa implilkasi terhadap organisasi kesehatan di Pusat, Provinsi, maupun Kabupaten/Kota. Demikian pula halnya dengan organisasi pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan, bila sebelumnya di seluruh Kabupaten/Kota terdapat Gudang Farmasi, maka dengan diserahkannya Gudang Farmasi kepada pemerintah daerah, organisasi tersebut tidak selalu eksis di setiap Kabupaten/Kota.

Perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan. Tujuan perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.

Proses perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan diawali dari data yang disampaikan Puskesmas (LPLPO) ke UPOPPK di Kabupaten/Kota yang selanjutnya dikompilasi menjadi rencana kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota yang dilengkapi dengan teknik-teknik perhitungannya.

Berikut berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat adalah:

1.      Tahap Pemilihan Obat

Fungsi seleksi/ pemilihan obat adalah untuk menentukan apakah obat benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah penduduk dan pola penyakit di daerah, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik,

2.      Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan/ Puskesmas selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.

3.      Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat.

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di UPOPPK Kabupaten/Kota maupun unit Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD). Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis kebutuhan pengobatan.

Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metoda :

a.      Metoda Konsumsi

Didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya, dimana untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metoda konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Pengumpulan dan pengolahan data

2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi.

3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.

4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana

b.      Metoda Morbiditas

Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam metoda ini adalah :

1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.

2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekwensi penyakit.

3) Menyediakan standar/ pedoman pengobatan yang digunakan.

4) Menghitung perkiraan kebutuhan obat.

5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk :

·         Memelihara mutu obat

·         Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung - jawab

·         Menjaga kelangsungan persediaan

·         Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

·         Pengaturan tata ruang

·         Penyusunan stok obat

·         Pencatatan stok obat

·         Pengamatan mutu obat

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan

Tujuan distribusi

1. Terlaksananya distrubusi obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

2. Terjaminnya kecukupan persediaan obat di unit pelayanan kesehatan.

Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di UPOPPK Kabupaten/Kota terdiri dari :

1.      Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan

2.      Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat program dan obat pelayanan kesehatan dasar (PKD) diluar jadwal distribusi rutin.

Tata Cara Pendistribusian Obat

1.      UPOPPK di Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas di wilayah kerjanya sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit pelayanan kesehatan.

2.      Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.

3.      Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPOPPK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.

4.      Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan cara dikirim oleh UPOPPK atau diambil oleh UPK.

5.      Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan LPLPO atau SBBK.

Pencatatan Pendistribusian Obat

1.      Pencatatan Harian Penerimaan Obat

Obat yang telah diterima harus segera dicatat pada buku harian penerimaan obat.

Fungsi :

a. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat

b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit pelayanan

c. Sebagai sumber data untuk mengitung persentase realisasi kontrak pengadaan obat.

2.      Pencatatan Harian Pengeluaran Obat

Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data obat dan dokumen obat tersebut.

Fungsi :

Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di UPOPPK Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas.

Tujuan pencatatan dan pelaporan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

Kegunaan LPLPO sebagai :

1.      Bukti pengeluaran obat di UPOPPK

2.      Bukti penerimaan obat di Puskesmas/ Rumah Sakit

3.      Surat permintaan/pesanan obat dari Puskesmas/ RS kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK.

4.      Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

Penghapusan Sediaan Farmasi

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku

Tujuan penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :

1.      Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap sediaan farmasi/obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2.      Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara

3.      Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan